Gestão Documental

Se a busca, a localização, a distribuição e conservação de documentos e informações são problemas cotidianos, podemos ajudar a resolvê-los com nossos serviços de gestão e tratamento documental. 

Provavelmente você já percebeu que capacidade de armazenamento e gestão necessária para documentos cresce tão rapidamente quanto os seus negócios.

Quando iniciam, a maioria das organizações dá pouca atenção à forma como seus registros seriam arquivados ou organizados. O que começou como um simples processo de depósito de papel em pastas e armários de arquivo rapidamente se torna uma tarefa complicada, consumindo muito tempo e recursos. Conforme aumentam o número de caixas, pastas e demais suportes, o mesmo acontece com a possibilidade de demora na busca de documentos ou até mesmo perdas.

Pode parecer lógico adicionar mais suportes, armários ou contratar serviços de armazenamento quando a quantidade de documentos produzidos continua a crescer mas, o esforço necessário para recuperar os documentos cresce também? Muitos documentos recebem atualizações regulares na sua organização e podem ser distribuídos para mais de uma pessoa. Isso pode levar a dores de cabeça, porque fica difícil para cada pessoa para saber quais são as mais recentes versões.

O Gerenciamento de registros e informações com boa qualidade é fundamental para o sucesso em toda organização. O acesso às informações deve ser assegurado, simultaneamente salvaguardando a privacidade, segurança e confiabilidade, em conformidade com os regulamentos, normas internas e legais.

Através de breves entrevistas podemos produzir um relatório sobre o funcionamento dos processos de gestão de documentos na sua organização, fazendo recomendações sobre como otimizar o uso das novas tecnologias e metodologias para melhorar seus sistemas de informação, reduzindo o custo de controle.

Para alcançar objetivos de otimização de seus acervos oferecemos os seguintes serviços de tratamento documental:

  • Higienização;
  • Reparos e restauração;
  • Organização física;
  • Transferência organizada;
  • Elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade e de classificação;
  • Elaboração de normas e procedimentos de gestão documental;
  • Eliminação ou destruição segura.

Nossos serviços podem ser executados em nossas dependências, incluindo a retirada e devolução programada e, também no local de armazenamento de seu acervo, nas suas dependências ou de terceiros, disponibilizando toda a infraestrutura tecnológica e profissionais especializados necessários ao serviços de gestão de arquivos (terceirização/outsourcing).

 

Condições especiais para Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP)


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